Naknadni upis u matične knjige BiH: rođenje, državljanstvo i brak iz inostranstva

Postupak upisa u matične knjige u Bosni i Hercegovini uređen je Zakonom o matičnim knjigama Federacije BiH, Zakonom o matičnim knjigama Republike Srpske i propisom Brčko distrikta, uz podzakonske akte donesene na osnovu njih. Naknadni upis u matičnu knjigu rođenih i upis u knjigu državljana BiH najčešće se pokreću kada lice rođeno u inostranstvu, ili lice čiji upis nikada nije izvršen, želi urediti svoj matičnopravni status u BiH. Advokatska kancelarija Prnjavorac zastupa klijente u cijeloj Bosni i Hercegovini u tim upravnim postupcima, uključujući predmete u kojima jedan roditelj nema državljanstvo BiH, predmete sa nepotpunom dokumentacijom ili neslaganjima u matičnim evidencijama, te prekogranične situacije u kojima se istovremeno primjenjuju propisi više država.

Kada je naknadni upis potreban

Zakon razlikuje osnovni i naknadni upis. Osnovni upis matičar provodi bez posebnog rješenja, nakon što pribavi potrebne dokaze. Naknadni upis se, prema članu 39a. i članu 42. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH, provodi samo na osnovu rješenja nadležnog organa i odnosi se na sva lica, činjenice i podatke koji se iz bilo kojeg razloga nisu mogli upisati u propisanom roku, kao i na činjenice koje su nastale poslije zaključenja osnovnog upisa.

U praksi se postupak najčešće pokreće u ovim situacijama:

• dijete je rođeno u inostranstvu i nikada nije prijavljeno matičnoj službi u BiH
• lice je upisano u knjigu državljana po ranijim propisima, ali nije upisano u matičnu knjigu rođenih u BiH
• traži se konstatacija državljanstva BiH i entitetskog državljanstva po porijeklu
• brak je sklopljen u inostranstvu i nije upisan u matičnu knjigu vjenčanih u BiH
• podaci u matičnim knjigama su netačni, nepotpuni ili se međusobno ne slažu
• lice je umrlo, a do smrti nije bilo upisano u matičnu knjigu rođenih, pa se upis mora provesti radi upisa činjenice smrti

Godine života nisu prepreka. Član 42. izričito propisuje da se naknadni upis u matičnu knjigu rođenih mora izvršiti za sva lica koja nisu upisana u zakonom propisanom roku, bez obzira na godine života.

Četiri matične knjige i šta se u koju upisuje

Prema članu 2. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH, o ličnim stanjima građana vode se četiri knjige: matična knjiga rođenih, matična knjiga državljana, matična knjiga vjenčanih i matična knjiga umrlih. Matična knjiga rođenih je osnovna knjiga, iz nje se ustrojavaju ostale evidencije i podaci za identifikacijske isprave, pa podaci u drugim knjigama i u ispravama moraju biti istovjetni podacima iz nje.

Zbog toga se u ovim predmetima prvo rješava upis rođenja, a tek onda ostalo. Upisani podaci mogu se mijenjati, ispravljati ili dopunjavati samo na osnovu rješenja nadležnog organa, nikada neformalnim putem.

Nadležnost i rok za žalbu u FBiH, RS i Brčko distriktu

Matične knjige nisu uređene jednim propisom, pa se prvo utvrđuje koji je zakon mjerodavan i koji organ odlučuje.

• Federacija BiH: rješenje o naknadnom upisu donosi općinska ili gradska služba za matične knjige, a za pitanja iz njihove nadležnosti kantonalno ministarstvo, organ starateljstva ili Federalno ministarstvo. Žalba se izjavljuje u roku od 15 dana od prijema rješenja i o njoj odlučuje Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova (član 71.).
• Republika Srpska: žalba se izjavljuje u istom roku od 15 dana, ali o njoj odlučuje Ministarstvo uprave i lokalne samouprave (član 6. Zakona o matičnim knjigama Republike Srpske).
• Brčko distrikt BiH: primjenjuje se Zakon o matičnim knjigama Brčko distrikta BiH, sa vlastitim organom i vlastitim postupkom.

Na sve što zakon o matičnim knjigama ne uređuje primjenjuje se Zakon o upravnom postupku, a protiv konačnog rješenja moguća je tužba u upravnom sporu, o čemu više na stranici upravno pravo u BiH.

Postupak korak po korak

1. Utvrđuje se mjesna nadležnost. Za činjenice nastale u inozemstvu član 54. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH propisuje redoslijed: rođenje djeteta upisuje se prema posljednjem zajedničkom prebivalištu roditelja u Federaciji, a ako ga nije bilo prema posljednjem prebivalištu jednog roditelja; ako se ni to ne može utvrditi, prema mjestu rođenja roditelja rođenog u Federaciji. Ako se lice ne može upisati ni po jednom od tih pravila, upis se vrši u Općini Centar Sarajevo. Poseban slučaj je lice koje je bilo upisano u posebne evidencione knjige državljana vođene po ranijim propisima, a nije rođeno u BiH ni upisano u matičnu knjigu rođenih: njemu se, prema članu 20. istog zakona, upis vrši u općini u kojoj je upisano u knjigu državljana.
2. Prikuplja se dokumentacija: strana isprava o rođenju ili braku sa Apostille pečatom i prijevodom, dokazi o državljanstvu roditelja i lične isprave podnosioca.
3. Podnosi se zahtjev nadležnoj službi, po potrebi preko punomoćnika, uz dokaz o plaćenoj taksi.
4. Organ provodi ispitni postupak: činjenice se utvrđuju javnim ispravama i drugim dokazima predviđenim propisima i Zakonom o upravnom postupku, a nedostajući dokazi pribavljaju se i po službenoj dužnosti.
5. Donosi se rješenje o naknadnom upisu, u kojem se navode svi podaci koji se upisuju.
6. Matičar provodi upis. Po članu 40. Zakona dužan je to učiniti u roku od osam dana od prijema prijave i akta na osnovu kojeg se upisuje.
7. Ako je rješenje negativno ili netačno, izjavljuje se žalba u roku od 15 dana, a nakon konačnog rješenja preostaje upravni spor.

Koja dokumentacija se traži

Tačan spisak zavisi od općine i od toga traži li se uz upis rođenja i konstatacija državljanstva, ali se u praksi gotovo uvijek traže:

• izvod iz matične knjige rođenih strane države, na međunarodnom obrascu ili sa Apostille pečatom i prijevodom sudskog tumača
• dokaz o državljanstvu BiH roditelja u vrijeme rođenja djeteta (uvjerenje o državljanstvu, izvod iz knjige državljana)
• izvod iz matične knjige vjenčanih roditelja, ako je brak sklopljen
• lične isprave podnosioca zahtjeva, a za maloljetno dijete i isprave roditelja
• punomoć za advokata, ovjerena u diplomatsko-konzularnom predstavništvu BiH ili kod stranog notara uz Apostille
• dokaz o plaćenoj administrativnoj taksi

Kada dokumentacija nedostaje, postupak se ne zaustavlja. Isprave se mogu pribaviti zamolničkim putem i preko diplomatskih kanala, a činjenice se mogu utvrđivati i drugim dokaznim sredstvima, uključujući postupak utvrđivanja identiteta pred nadležnim organom.

Djeca rođena u inostranstvu i državljanstvo po porijeklu

Najveći broj ovih predmeta dolazi iz dijaspore, i tu se prvo moraju razdvojiti dvije stvari: upis činjenice rođenja i sticanje državljanstva. Za upis rođenja u matičnu knjigu rođenih roka nema. Za državljanstvo po porijeklu rok postoji i on je najčešći razlog zbog kojeg predmet zapne.

Prema članu 6. Zakona o državljanstvu Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 22/16), dijete rođeno nakon stupanja Ustava na snagu stiče državljanstvo BiH porijeklom:

• ako su oba roditelja bila državljani BiH u vrijeme rođenja djeteta, bez obzira na mjesto rođenja
• ako je jedan roditelj bio državljanin BiH, a dijete je rođeno na teritoriji BiH
• ako je jedan roditelj bio državljanin BiH, a dijete je rođeno u inostranstvu, ako bi ono inače bilo bez državljanstva
• ako je dijete rođeno u inostranstvu i jedan roditelj je u vrijeme rođenja bio državljanin BiH, pod uslovom da do navršene 23. godine podnese prijavu za evidentiranje državljanstva BiH nadležnom organu

Posljednja tačka je u praksi presudna. Dijete iz mješovitog braka rođeno vani, koje već ima državljanstvo druge države i time nije bez državljanstva, državljanstvo BiH po porijeklu stiče samo ako je prijava podnesena prije 23. rođendana. Nakon tog roka preostaje naturalizacija ili drugi osnov, dok se upis činjenice rođenja i dalje može tražiti nezavisno od toga.

Za lica rođena prije stupanja Ustava na snagu vrijedi drugo pravilo. Po članu 41. istog zakona, državljani BiH su sva lica koja su bila državljani Republike Bosne i Hercegovine neposredno prije stupanja Ustava na snagu, uključujući i lica koja su to bila do 6. aprila 1992. godine. Zato se u starijim predmetima, kakav je i ogledni primjer niže na ovoj stranici, status dokazuje po propisima koji su važili u vrijeme rođenja.

Uz državni sloj primjenjuje se i Zakon o državljanstvu Federacije BiH, odnosno Zakon o državljanstvu Republike Srpske za entitetsko državljanstvo, te Pravilnik o postupku, dokaznim sredstvima i načinu upisa državljanstva FBiH u matičnu knjigu. Kada je osnov jasan, državljanstvo se po članu 39. stav (2) Zakona o državljanstvu BiH upisuje u matičnu knjigu rođenih bez posebne odluke, čim se utvrdi da lice ispunjava uslove iz članova 6, 7. i 8.

Praktična težina predmeta rijetko je u pravnoj kvalifikaciji, nego u dokazivanju: treba dokumentovati kakvo je državljanstvo roditelj imao u trenutku rođenja djeteta, a ne danas. Šire o samom sticanju statusa pisali smo na stranicama sticanje državljanstva Bosne i Hercegovine i kako dobiti državljanstvo BiH, a o dvojnom statusu na stranici dvojno državljanstvo.

Brak sklopljen u inostranstvu i promjena prezimena

Brak sklopljen pred nadležnim organom strane države upisuje se u matičnu knjigu vjenčanih na osnovu strane isprave, koja mora biti legalizovana ili nositi Apostille i biti prevedena. Po članu 54. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH upis se vrši u općini u kojoj su bračni partneri imali posljednje zajedničko prebivalište u Federaciji, a ako ga nije bilo, prema prebivalištu jednog od njih. Član 55. propisuje da se upis obavlja na pisani zahtjev stranke uz priloženi izvod inozemnog organa, a kada u tom izvodu nema podataka o roditeljima, bračnom partneru ili bračnom stanju, ti se podaci utvrđuju javnim ispravama i drugim dokazima, nakon čega matična služba donosi rješenje.

Uz upis braka odmah se rješava i pitanje prezimena, jer promjena prezimena izvršena u inostranstvu ne djeluje automatski u matičnim evidencijama u BiH nego se provodi kao poseban upis, o čemu više na stranici promjena prezimena ili imena u BiH.

Kada je brak u inostranstvu razveden, prije upisa razvoda u BiH po pravilu je potrebno priznanje strane odluke. Taj postupak opisan je na stranici priznanje razvoda braka i upis vjenčanja u BiH.

Ispravka podataka i pisanje imena iz strane isprave

Prvo pitanje koje se javlja kod isprava iz inostranstva je pisanje imena. Član 56. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH je jasan: ako u izvodu inozemnog organa ime i prezime nisu napisani slovima koja postoje u službenim jezicima Federacije (ć, č, dž, š, ž i druga), upis se vrši dosljedno onako kako je napisano u stranoj ispravi. Ko želi da mu ime bude upisano prema pravilima našeg jezika, o tome ne odlučuje matičar nego nadležno kantonalno ministarstvo, po Zakonu o ličnom imenu. To je čest izvor razlika između dokumenata iz dvije države i vrijedi ga riješiti odmah, prije nego što se izda pasoš ili lična karta.

Greške koje matičar primijeti prije zaključenja upisa ispravlja sam, uz zabilješku. Ispravka podataka nakon zaključenja osnovnog upisa provodi se u upravnom postupku, na zahtjev stranke ili po službenoj dužnosti, i uvijek na osnovu rješenja i dokaza koji potvrđuju tačan podatak. Isto vrijedi za dopunu podataka koji su pri prvom upisu izostali.

Član 47. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH ispravku dopušta u tri slučaja: kada je isti podatak za isto lice različito upisan u matičnim knjigama ili u ispravama, kada je podatak pogrešno prepisan iz akta nadležnog organa, i kada je pogrešno prepisan iz druge matične ili vjerske knjige. Jedna granica je bitna: lično ime upisano u matičnu knjigu rođenih ne mijenja se putem ispravke, nego rješenjem kantonalnog ministarstva o utvrđivanju ličnog imena, osim kada se radi upravo o pogrešnom prijepisu. Postupak promjene imena opisan je na stranici promjena prezimena ili imena u BiH.

Neslaganja između matične knjige rođenih i ostalih evidencija nisu rijetka kod lica upisanih po ranijim propisima, pa se u istom predmetu često rješava i upis i ispravka.

Statusne pravne radnje koje kancelarija provodi

Advokatski ured radi na procedurama upisa u matične knjige rođenih u Bosni i Hercegovini, upisa u knjigu državljana Bosne i Hercegovine i pribavljanja uvjerenja iz matičnih knjiga na teritoriji BiH, upisa činjenice sklapanja braka u inostranstvu, promjene prezimena nakon vjenčanja u inostranstvu, prijave djece rođene u inostranstvu, te ishodovanja uvjerenja o nekažnjavanju i o nevođenju krivičnog postupka. Pored toga provodimo i ostale statusne pravne radnje iz oblasti građanskih stanja:

1. Naknadni upis u matičnu knjigu rođenih sa ili bez konstatacije činjenice državljanstva BiH i FBiH odnosno RS.
2. Naknadni upis u knjigu državljana BiH.
3. Upis djeteta rođenog u inostranstvu u knjigu rođenih i knjigu državljana BiH.
4. Utvrđivanje identiteta lica prema Zakonu o matičnim knjigama Federacije Bosne i Hercegovine.
5. Ispravka netačnih i dopuna autentičnih podataka u matičnim knjigama u Bosni i Hercegovini.
6. Upis braka u matičnu knjigu vjenčanih prema Zakonu o matičnim knjigama i Porodičnom zakonu FBiH odnosno RS, te utvrđivanje postojanja ili nepostojanja braka u parničnom postupku.
7. Proglašenje nestalog lica umrlim i dokazivanje smrti u sudskom postupku.
8. Upis u matičnu knjigu umrlih u Bosni i Hercegovini.
9. Upravni postupak iz oblasti građanskih stanja: naknadni upis državljanstva u matičnu knjigu rođenih, promjena ličnog imena, imena ili prezimena, naknadni upisi i ispravke podataka u matičnim knjigama.
10. Priznanje strane sudske odluke o razvodu braka u Bosni i Hercegovini.
11. Priznanje strane odluke o nasljeđivanju u Bosni i Hercegovini.
12. Upis u knjigu državljana Republike Hrvatske, u skladu sa Zakonom o hrvatskom državljanstvu.

Primjer iz prakse: naknadni upis lica rođenog u SR Njemačkoj

Predmet se odnosi na osobu rođenu u inostranstvu, u to vrijeme državljanku dvije strane države, čija je majka u trenutku rođenja bila državljanka BiH, a otac stranac. Zahtjev je podnesen kada je osoba imala 47 godina, što ilustruje pravilo da godine života nisu prepreka naknadnom upisu. Rješenje je prikazano u skraćenom i anonimiziranom obliku: lični podaci, matični broj, broj predmeta i imena službenih lica izostavljeni su radi zaštite podataka, a zadržan je pravni sadržaj.

Općina Travnik
Služba za opću upravu i boračko-invalidsku zaštitu
Datum: 15.12.2020.

Na osnovu člana 200. stav 1. Zakona o upravnom postupku („Službene novine Federacije BiH“, broj 2/98 i 48/99), člana 42. Zakona o matičnim knjigama Federacije BiH („Službene novine Federacije BiH“, broj 37/12 i 80/14), Uputstva o naknadnom upisu činjenice rođenja i činjenice državljanstva u matične knjige lica koja su državljanstvo Bosne i Hercegovine stekla po propisima Republike Bosne i Hercegovine („Službeni glasnik BiH“, broj 30/16), a u vezi sa članom 4. stav 1. Zakona o državljanstvu BiH („Službeni glasnik BiH“, broj 30/96) i članom 37. Zakona o državljanstvu BiH („Službeni glasnik BiH“, broj 4/97, 13/99, 41/02, 6/03, 14/03, 82/05 i 43/09), člana 30. Zakona o državljanstvu Federacije BiH („Službene novine Federacije BiH“, broj 34/16), člana 58. Uputstva o vođenju matičnih knjiga („Službene novine Federacije BiH“, broj 51/13, 55/13, 82/13 i 6/15) i člana 56. Pravilnika o postupku, dokaznim sredstvima i načinu upisa državljanstva Federacije Bosne i Hercegovine u matičnu knjigu rođenih i matičnu knjigu državljana („Službene novine Federacije BiH“, broj 85/16), po zahtjevu podnesenom putem punomoćnika, advokata Azura Prnjavorca i advokata Alme Prnjavorac iz Tuzle, Đorđa Mihajlovića 10b, Služba za opću upravu donosi

R J E Š E NJ E

Odobrava se naknadni upis činjenice rođenja i konstatacija državljanstva BiH i Federacije BiH u matičnu knjigu rođenih po osnovu porijekla, u mjesnom uredu prema mjestu upisa, za lice T. S., rođeno 1975. godine u Augsburgu, SR Njemačka, državljanku Njemačke i Slovenije, te je potrebno upisati sljedeće podatke:

prezime i ime: T. S.
spol: ženski
godina rođenja: 1975.
mjesto i država rođenja: Augsburg, SR Njemačka
državljanstvo: BiH i Federacije BiH

podaci o majci: K. M.
godina rođenja: 1953.
mjesto i država rođenja: Travnik, BiH
državljanstvo: BiH i Federacije BiH
jedinstveni matični broj: izostavljen radi zaštite ličnih podataka

podaci o ocu: T. M.
godina rođenja: 1942.
mjesto i država rođenja: Ljubljana, Republika Slovenija

O b r a z l o ž e nj e

Službi za opću upravu Općine Travnik podnesen je, putem punomoćnika, advokata iz Tuzle, zahtjev za naknadni upis činjenice rođenja i konstataciju činjenice državljanstva BiH i Federacije BiH u matičnu knjigu rođenih, po osnovu porijekla, za lice T. S., rođeno 1975. godine u Augsburgu, SR Njemačka. Uz zahtjev su priloženi spisak potrebne dokumentacije za postupak naknadnog upisa, punomoć na ime advokata ovjerena kod nadležnog organa u Švicarskoj, i dokaz o uplati općinske takse.

Uvidom u spis i priložene dokaze utvrđeno je da lice ispunjava uslove za naknadni upis u matičnu knjigu rođenih i konstataciju državljanstva BiH i Federacije BiH po porijeklu, u skladu sa članom 45. Pravilnika o postupku sticanja i prestanka državljanstva Federacije BiH, promjeni entitetskog državljanstva i naknadnom upisu u matičnu knjigu rođenih, a u vezi sa članom 4. stav 1. Zakona o državljanstvu Republike BiH i navedenim Uputstvom, jer je u momentu rođenja majka bila državljanka BiH i Federacije BiH, otac državljanin Republike Slovenije, a dijete rođeno u inostranstvu. Stoga je, u skladu sa članom 200. Zakona o upravnom postupku, riješeno kao u dispozitivu.

POUKA O PRAVNOM LIJEKU: protiv ovog rješenja može se izjaviti žalba Federalnom ministarstvu unutrašnjih poslova u roku od 15 dana od dana dostavljanja rješenja. Žalba se predaje ovom organu neposredno u pisanom obliku, usmeno na zapisnik ili se šalje poštom preporučeno, uz federalnu administrativnu taksu.

Napomena uz primjer: rješenje je skraćeno i anonimizirano. Adresa kancelarije navedena je u današnjem obliku, jer je ulica Miška Jovanovića u međuvremenu preimenovana u ulicu Đorđa Mihajlovića; radi se o istoj lokaciji.

Ostale ogledne primjere naknadnih upisa u knjigu državljana BiH i knjigu rođenih možete pogledati na stranici sticanje državljanstva Bosne i Hercegovine.

Ako vam je potreban naknadni upis, a živite van Bosne i Hercegovine, postupak se može voditi u cijelosti preko punomoćnika. Kontakt i način zakazivanja termina dati su na stranici kontakt kancelarije.